Vi har den siste tiden jobbet med å oppdatere Netflex Marketing til å gjøre det enklere for dere å holde kontroll på hvilke kunder som har samtykket til å motta markedsføring, samt å bake dette inn som en del av løsningene som brukes for å sende ut sms eller nyhetsbrev. Her er en innføring i endringene
Tvungen bruk av samtykker i markedsføring
Den 24. september rullet vi ut tvungen bruk av samtykker for nyhetsbrev som ikke er informasjons e-poster. Det vil si at du må plassere kunder som har samtykket til markedsføring i et fysisk samtykket i Netflex.
Vi har i perioden etter gått over kunde for kunde og sjekket at samtykkene er riktig satt opp, kvalitetssikret innholdet i kundelistene, og åpnet for utsending igjen. Grunnen til denne plutselige utrullingen var at dette var en koordinert oppdatering i mange av våre systemer som ble rullet ut samtidig. Dette gjorde det vanskelig å forberede samtykker og åpne for utsending på forhånd.
Ny modell for samtykker
Basert på arbeidet vi har gjort de siste månedene har vi også nå endret modellen for samtykkene. Et samtykke er nå knyttet til en type. En type kan være e-post markedsføring, SMS eller lignende. Vi tror dette vil gjøre det enklere å holde kontroll på de forskjellige samtykkene enklere enn den modellen som ble brukt tidligere. De innebygde typene i Netflex (E-post, SMS o.l.) er de samtykkene som brukes når du sender ut nyhetsbrev eller SMS. En kunde må altså være tilknyttet et samtykke for at du får lov til å sende markedsføring til vedkommende.
Alle endringene i samtykkeløsningen er rullet ut i våre APIer, og vi jobber nå med å oppdatere Netflexapp, samt hver kundes prosjektkode.
Oppdatert samtykkesystem
Samtykkesystemet i Netflex holder kontroll på påmeldinger, avmeldinger, samt dokumentasjon på at et gyldig samtykke er gitt. Du finner alle dine samtykker under "Kunder" => "Samtykker" i Netflex. Her ser du hvilken type samtykke dette er, og hvor mange kunder som har et gjeldende samtykke tilknyttet denne typen. Klikk deg inn på samtykket for å se detaljer om hver kunde som har samtykket. Her finner du kilde, dato og eventuelle kommentarer for hver enkelt kunde.
Eksempel på oppsett av samtykker.
Endringer på kundekort
I dag, 7. oktober, har vi også rullet ut endringer på kundekortet. På hvert kundekort finner du også nå mer detaljer om samtykker enn før. Her kan du trekke tilbake et samtykke, trekke tilbake alle samtykker, eller knytte kunden manuelt til et samtykke. Dette kan være nyttig dersom kunden kontakter dere og spør om innholdet i et samtykke, eller ønsker å bli avmeldt. Når kunden meldes av et samtykke, vil kunden ikke motta markedsføring tilknyttet samtykket, før det legges inn et nytt samtykke av nyere dato. Datoene er derfor et viktig parameter for å holde kontroll på dataene.
Eksempel på kundekort
Samtykker i veiviser for markedsføring
Når du sender ut markedsføring fra Netflex må du nå velge samtykker du vil hente kunder fra. Dette er en enkel operasjon i veiviseren, og gjør det i de fleste situasjoner enklere å velge kunder, dersom du ikke skal segmentere ned på detaljnivå.
Valg av samtykker
I veiviseren finner du nå steget "Samtykker" der du ved å klikke på "Velg" får mulighet til å huke av på alle samtykkene du vil hente kunder fra. Kunder blir aldri valgt to ganger, og det endelige tallet kunder vises når du har valgt samtykkene og lagret.
Valgte samtykker og kundetall på veiviser
Det nye her er at segmentering/utdrag nå er frivillig. Det vil si at du ikke trenger å sette opp et utdrag dersom du ikke skal segmentere ned på et mer detaljert nivå med kunder, og sende til alle som ligger i samtykkene du har valgt.
Du kan som før velge at dette er transaksjons e-post. Merk at du da er nødt til å segmentere ned (lage utdrag) som før, ved å velge en av segmenteringsatributtene som arrangement, kundegruppe eller noe annet. Her må det viktig å sette deg inn i forskjellene på transaksjonsbasert kommunikasjon og markedsføring slik at man ikke bryter markedsføringsloven prinsipp om aktivt samtykke.
Den samme løsningen er i ferd med å bli rullet ut på SMS, og vil gjelde på samme måte der.
Import av lister
Foreløpig er det ikke gjort noen endringer på løsningen for import av kunder. Her vil det etter hvert komme endringer for å kunne knytte kunder direkte til et samtykke ved import. Vi vil da kreve at du velger hvilket samtykke kundene skal knyttes til, og at det skrives både kilde og kommentar som legges på alle kundene som importeres. Dersom du ikke har en datokolonne i csv-filen du skal importere, vil samtykkedato automatisk settes til dagens dato. Vi anbefaler at du kun importerer data du kjenner kilden til, og at du er tydelig for kunden din at dette er importerte data som kommer fra andre systemer.
Offentlige samtykker og avmelding
Vi er nå i gang med siste del av utrullingen av ny funksjonalitet. Vi skal nå flytte all håndtering av avmelding og innsyn i samtykker over til deres egne nettsider. Før har dette vært kjørt som en del av løsningen vi kjøper fra vår infrastrukturleverandør Sendgrid, men ved å ta over håndteringen av løsningen selv får vi bedre innsyn i dataene, og mer tilpassingsmuligheter for hver kunde.
Her kommer det ny funksjonalitet for alle kunder som bruker nyhetsbrev.
Det vil settes opp to skjulte sider i løsningen deres som blir brukt av e-post markedsføring:
En smart avmeldingsside som gir kunden mulighet til å melde seg opp til de samtykkene som er satt som offentlige i Netflex. Husk å legg inn bra navn og beskrivelse på samtykkene, slik at kundene blir fristet til å melde seg på igjen. Denne siden kan tilpasses hver kunde, men vil som standard se ut som ca. som Bergen Live sin under. Det er denne lenken en kunde kommer til om han klikker på avmeldingslenken i bunnen av nyhetsbrevet.
Dersom du ønsker å gi kunden mulighet til å få innsyn i samtykkene som er gitt, blir det også satt opp en side for å administrere samtykker. Dette kan være nyttig dersom du har mange samtykker fordelt over flere temaer der du ønsker at kunden skal få velge interessetagger selv. Denne siden kan også tilpasses og justeres etter ønske, men standarden vil se ut ca. som eksempelet fra Bergen Live under.
Standarden her er at kilde, dato og kommentar fra samtykket vises utad til kunden, men her vil vi sammen med hver kunde gå gjennom og definere om disse feltene skal vises eller ikke. Her er det også derfor viktig å tenke gode beskrivelser og kildenavn når du importerer eller legger til samtykker manuelt. Det kan spare deg for mange spørsmål senere.
Administrasjonssiden er ikke på som standard, men kan legges til som en fast lenke i bunnen av nyhetsbrevet dersom du ønsker det.
Siste del rulles nå ut i fire steg:
- Først vil dagens avmeldingsløsning bli koblet på de nye systemene for håndtering av samtykker. Det vi si at når en kunde melder seg av på nyhetsbrev frem til steg 4 er fullført, blir alle samtykker trykket tilbake fra kundekortet, slik at en ikke kan sende nyhetsbrev til kunden uten at vedkommende melder seg på på nytt, eller det legges inn et samtykke med nyere dato ved import eller manuelt i Netflex. Denne koblingen er fullført på alle kunder, og fungerer på nyhetsbrev sendt fra i dag, 7. Oktober.
- Det vil på alle kunder som bruker nyhetsbrev settes de to skjulte sidene vi har beskrevet over. Dette gjøres fortløpende som punkt tre og fire gjennomføres for hver kunde. Her vil vi kontakte dere for å sammen gå gjennom samtykkene, og velge hvilken av de som skal være offentlige, og navn/beskrivelse på de.
- Vi vil endre avmeldingslenkene i alle kunder sine maler til å gå til den nye siden for avmelding som ligger lokalt på deres egne nettsider.
- Vi ettersynkroniserer de sentrale avmeldingslistene som ligger hos SendGrid, slik at ingen kunder som har meldt seg av nå plutselig får e-post, og kvalitetssikrer at kunde ikke har gitt nytt samtykke etter at avmeldingen ble gjort i SenGrid.
Når siste punkt er gjennomført, skal dataene dine være oppdaterte, og håndtering av avmeldinger og samtykker foregår fullstendig i din egen kundebase, uten bruk av eksterne tjenester som f.eks SendGrid.
Vi forventer at vi er ferdig med punkt 4 på alle kunder i løpet av Oktober 2020, og vil kontakte dere og avtale tid for gjennomgang av kundedata og samtykker fortløpende.